Kallimachos kann die Schülerdaten (Familienname, Rufname, Klasse, Geburtsdatum) aus ASV übernehmen. Der Import erfolgt nun in einem einzigen Schritt: Sie geben dabei beide Dateien zusammen an – den Export aus dem aktuellen Jahr und den aus dem Vorjahr. Kallimachos übernimmt daraus auch die Austrittsdaten und löscht die ausgetretenen Schüler. Auf diese Weise pflegen Sie die Schülerliste zum Schuljahreswechsel selbst in Kallimachos – ohne die CSV-Dateien per E-Mail an den Support schicken zu müssen.

Die Zuordnung der Schüler geschieht über die Felder Familienname, Rufname und Geburtsdatum.

Voraussetzungen in ASV

Richten Sie einmalig ein Exportformat für Kallimachos ein, das neben Familienname, Rufname, Klasse und Geburtsdatum auch das Feld „Austritt am (voraussichtlich)“ enthält. Am einfachsten laden Sie das fertige Format Kallimachos_Schueler.exf herunter und importieren es in ASV. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie auf der Seite Schüler Export aus ASV.

Vorbereitung: die zwei Exportdateien erstellen

Erzeugen Sie in ASV zwei Exportdateien mit Ihrem Kallimachos-Exportformat:

1. Aktuelles Schuljahr: Stellen Sie in ASV als Schuljahr das aktuelle Schuljahr ein und exportieren Sie alle Klassen und Schüler. Speichern Sie die Datei, z.B. als SD<Schulnummer><aktuelle Jahreszahl>.csv.
2. Vorjahr: Stellen Sie in ASV auf das letzte Schuljahr zurück und wiederholen Sie denselben Export (alle Klassen). Speichern Sie diese Datei, z.B. als SD<Schulnummer><letzte Jahreszahl>.csv. Sie enthält auch die Schüler, die am Ende des letzten Schuljahres ausgetreten sind, samt ihrem Austrittsdatum.

Wie Sie das Exportformat anlegen und den Export ausführen, ist auf der Seite Schüler Export aus ASV beschrieben.

Import in Kallimachos (ein einziger Schritt)

Öffnen Sie in Kallimachos die Schüler und wählen Sie die Funktion Importieren. Im Import-Formular geben Sie beide Dateien gleichzeitig an und starten dann den Import:

1. Import Datei: die CSV-Datei des aktuellen Schuljahres.
2. Import Datei aus dem Vorjahr (optional, mit Austrittsdatum): die CSV-Datei des letzten Schuljahres.
3. Setzen Sie das Häkchen bei Ausgetretene Entleiher löschen (zurückliegendes Austrittsdatum und keine Medien mehr ausgeliehen).
4. Klicken Sie anschließend auf Importieren.

Kallimachos importiert daraufhin die aktuellen Schüler, übernimmt die Austrittsdaten aus dem Vorjahres-Export und löscht die ausgetretenen Schüler. Gelöscht werden die Schüler mit zurückliegendem Austrittsdatum, die nicht mehr in der aktuellen Importdatei enthalten sind und keine Medien mehr ausgeliehen haben.

Hinweise

• Gelöscht werden damit nur die Schüler, die in diesem oder im letzten Schuljahr ausgetreten sind, da ASV für ältere Schüler keine Informationen mehr ausgibt.
• Schüler, die noch Medien ausgeliehen haben, werden beim automatischen Löschen behalten. Die Meldung nach dem Import zeigt die Anzahl der übernommenen Austrittsdaten, der gelöschten und der behaltenen Schüler an.
• Alternative: Mit der Funktion Klasse löschen können Sie alle Schüler einer Klasse löschen und danach die Schüler wieder über ASV einspielen.
• Schüler, die während des Schuljahres eintreten, können Sie mit der Funktion hinzufügen selbst eingeben. Geben Sie dabei unbedingt das Geburtsdatum an und schreiben Sie den Namen exakt wie in ASV – sonst wird der Schüler beim nächsten ASV-Import nicht erkannt und existiert doppelt.