Kallimachos kann die Schülerdaten (Familienname, Rufname, Klasse, Geburtsdatum) aus ASV übernehmen. Dazu definieren Sie in ASV einmalig ein Exportformat für Kallimachos und verwenden es anschließend für den jährlichen Export weiter. Die Zuordnung der Schüler geschieht über die Felder Familienname, Rufname und Geburtsdatum.
Enthält das Exportformat zusätzlich das Feld „Austritt am (voraussichtlich)“, können Sie die am Schuljahresende ausgetretenen Schüler direkt beim Import löschen lassen. Wie das funktioniert, beschreibt die Seite Schüler importieren und ausgetretene Schüler löschen.
Exportformat anlegen
Sie können das fertige Exportformat Kallimachos_Schueler.exf herunterladen und in ASV importieren. Dazu wählen Sie in ASV im Menü „Modulbezogene Funktionen“ die Option „Export/Import -> Exportformate importieren“ und wählen die gespeicherte Datei aus. Das Format enthält alle benötigten Felder, einschließlich „Austritt am (voraussichtlich)“.
Alternativ können Sie das Format auch von Hand anlegen. Wählen Sie dazu in ASV im Menü „Datei“ den Eintrag „Verwaltung -> Exportformatbibliothek“ und dann im Navigator rechts Ihre Schule und den Datenbereich "Schüler".
Erstellen Sie dann ein neues Exportformat (Menü "Exportformat -> Neu") mit den folgenden Daten:
- Name: "Kallimachos"
- Gruppe: "BIB"
- Beschreibung: "Export für Kallimachos"
- Format: "Textverarbeitung/Tabellenkalkulation"
- [x] 1. Zeile enthält Feldnamen
Ausgewählte Felder:
- Familienname
- Rufname
- Klasse
- Geburtsdatum
- Austritt am (voraussichtlich)
Die Felder wählen Sie aus, indem Sie bei "Ausgewählte Felder" auf eine Zelle in der Spalte "Exportfelder" klicken und dann auf den runden blauen Knopf mit dem "i" klicken.
Das Feld „Austritt am (voraussichtlich)“ (Feld 5) wird nur für das Löschen ausgetretener Schüler beim Import benötigt. Für den normalen Import von Schülerdaten genügen die Felder 1 bis 4.
Speichern Sie das Exportformat ab (Menü "Exportformat -> Speichern"). Sie können es dann beim nächsten Export im Auswahlbereich rechts wieder auswählen.
Export durchführen
Falls Sie das Exportformat "Kallimachos" gerade angelegt haben, fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort. Falls Sie es in einem vorherigen Jahr angelegt haben, wählen Sie in ASV im Menü „Datei“ den Eintrag „Verwaltung -> Exportformatbibliothek“, dann im Navigator rechts Ihre Schule und den Datenbereich "Schüler" und wählen das Exportformat "Kallimachos" im Auswahlbereich rechts aus.
Gehen Sie dann wie folgt vor:
- Klicken Sie auf "Datensätze für den Export auswählen".
- Markieren Sie alle aktuellen Klassen. Klicken Sie dazu im rechten Bereich zunächst auf eine Klasse und drücken Sie dann die Tastenkombination <STRG>+<A>.
- Wählen Sie als Exportziel "Datei".
- Geben Sie den gewünschten Dateinamen an.
- Klicken Sie anschließend auf "Export ausführen".